Volle Kontrolle
Der Scan-Service ist denkbar einfach. Die Mitarbeitenden
der Stadt Wuppertal bereiten Kartons mit Akten vor
und versehen sie mit Etiketten mit QR-Codes. Iron
Mountain holt die Unterlagen vor Ort ab, protokolliert
sie und erstellt einen zweiten, eindeutigen Barcode zur
Nachverfolgung.
Anschließend werden die Unterlagen ins Scanning Center
in Radom transportiert, wo sie gescannt und auf einen
sicheren FTP-Server hochgeladen werden. Iron Mountain
bewahrt die Papieroriginale drei Monate lang auf, bevor
sie sicher vernichtet werden.
„Iron Mountain kombiniert die eigenen Barcodes mit den
städtischen QR-Codes. Das funktioniert wunderbar“,
erläutert Hufschmidt. „Anhand der Etiketten können wir
genau erkennen, welche Unterlagen in welchem Format
vorliegen. Letzte Woche haben wir zwei digitale Kopien
von Dateien angefordert, die noch nicht gescannt worden
waren, und sie innerhalb von zwei Arbeitstagen erhalten.“
Effizienteres Arbeiten und bessere Zusammenarbeit
„Bisher hat Iron Mountain rund 200.000 Akten digitalisiert, und weitere sollen folgen. Das Unternehmen arbeitet sehr zügig
und zuverlässig. Kurzfristig sprang Iron Mountain für einen
anderen Dienstleister ein und transportierte 30.000 Akten
von Berlin nach Radom.“ so Hufschmidt. „Sie verarbeiteten
sie in einem unglaublichen Tempo und erstellten in nur zwei
Wochen ein vollständiges Inventar.“
Seit Beginn des digitalen Projekts verzeichnet die
Stadt Wuppertal deutlich weniger Ausfallzeiten
sowie Produktivitätssteigerungen durch schnellere
Suchvorgänge, insbesondere bei Akten im Zusammenhang
mit Baugenehmigungen. Außerdem bearbeiten die
Mitarbeitenden Bürgeranfragen viel schneller, da keine Weg-
oder Wartezeiten für den Zugriff auf Unterlagen anfallen.
All dies ist weit entfernt von der Zeit, als die Mitarbeitenden
noch Papierdokumente holen und versenden mussten,
wodurch die Fallbearbeitung immer wieder unterbrochen
wurde, bis die Originale zurückgegeben wurden. Oder die
Fälle, in denen sie doppelte Akten erstellen mussten, indem
sie mehrere Seiten fotokopierten und zusammenhefteten,
was enorm zeitaufwändig war.
„Die Digitalisierung macht nicht nur unsere Beschäftigten
im Home Office effizienter, sondern auch alle unsere
Serviceeinheiten, in denen mehrere Personen Akten prüfen
müssen, zum Beispiel wenn ein Fall vor Gericht gebracht
werden muss“, sagt Hufschmidt. „Jetzt lässt sich alles mit
nur wenigen Mausklicks abrufen.“
Rechtskonforme und revisionssichere
digitale Akten
Darüber hinaus hat die Stadt Wuppertal die Gewissheit
einer rechtskonformen und revisionssicheren
Dokumentenverwaltung.
Wenn früher eine Seite Papier aus einer Akte entfernt
wurde, musste die Person einen Löschvermerk hinzufügen. Ein Schritt, der leicht übersehen werden konnte. Bei
digitalen Akten wird dieser Vorgang automatisch im
Dokumentenverwaltungssystem erledigt, was die
Einhaltung gesetzlicher Vorschriften vereinfacht und
verbessert.
Weitere Vorteile sind Einsparungen bei Lagerflächen und
eine Verringerung der Räumlichkeiten, die, wie bei dem
bevorstehenden Umzug, angemietet werden müssen.
„Wir sind sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit und
möchten sie fortsetzen”, so Hufschmidt abschließend.
“Wir planen auch in anderen Bereichen mit Iron Mountain
zusammenzuarbeiten, zum Beispiel beim Bauamt.“
