Desativação dos arquivos físicos em uma agência de previdência

A e-EФKA, a Instituição Nacional de Seguridade Social da Grécia (o equivalente ao INSS brasileiro), agora está processando solicitações mais rapidamente do que nunca, ao mesmo tempo em que aumenta a segurança dos dados e a conformidade. Com a ajuda da Iron Mountain, a organização digitalizou décadas de documentos físicos, usando IA para extrair metadados. Ela se modernizou com um fluxo de trabalho automatizado que resulta em menos erros e economia substancial de custos.

Antes desse projeto, os registros de emprego de 1980 a 2001 eram armazenados inteiramente em papel, trancados em arquivos físicos. Sempre que uma solicitação de pensão chegava, a equipe enfrentava a difícil tarefa de localizar e verificar manualmente os registros de uma pessoa. Esse processo trabalhoso não era apenas demorado, mas também sujeito a erro humano, causando atrasos e imprecisões. Para agravar esses desafios, havia a vulnerabilidade dos arquivos em papel; um único desastre, como um incêndio ou uma enchente, poderia ter destruído décadas de dados críticos, comprometendo tanto as operações da agência quanto os benefícios dos pensionistas.

A e-EФKA queria entrar na era digital. Ela enviou solicitações de propostas e, por fim, selecionou a Iron Mountain para fornecer serviços de digitalização de documentos e o Iron Mountain InSight® Intelligent Document Processing (IDP). Como resultado, reduziu o tempo de processamento de novas solicitações para apenas um terço do que era antes, melhorando muito o atendimento ao cliente e reduzindo custos.

Digitalização dos arquivos

A primeira etapa desse esforço foi digitalizar mais de duas décadas de registros de emprego em cópia física armazenados nos arquivos da agência. Ao todo, foram mais de 10,7 milhões de páginas, com 35 tipos diferentes de documentos. A tarefa parecia assustadora mas, graças ao apoio especializado da Iron Mountain, a agência concluiu o projeto muito antes do prazo. Na verdade, ela concluiu essa fase em apenas metade do tempo previsto.

Imediatamente após concluir a digitalização, a agência passou para a segunda fase: utilizar o IDP para extrair os metadados. Esse processo também foi altamente bem-sucedido, alcançando 85% de precisão na extração de 262 milhões de campos. Os processos human-in-the-loop (HITL) da Iron Mountain permitiram preencher rapidamente eventuais lacunas e validar os dados. Como resultado, os funcionários da agência agora podem encontrar dados antigos de emprego com uma rápida pesquisa digital, e os arquivos digitais oferecem mais segurança e resiliência em comparação com os antigos documentos em papel.

Simplificação das operações

Com seus arquivos agora digitalizados, a equipe da agência está processando documentos a uma velocidade três vezes maior do que antes. Assim que novas solicitações e documentos são digitalizados, o sistema extrai metadados instantaneamente, possibilitando um fluxo de trabalho totalmente digital e contínuo. Essa eficiência faz com que os pensionistas recebam seus pagamentos muito mais rapidamente, aumentando significativamente a satisfação e a confiança dos cidadãos.

O projeto reduziu significativamente os custos operacionais ao eliminar despesas ligadas ao processamento e armazenamento de documentos físicos. Com os fluxos de trabalho manuais substituídos por processos digitais, a equipe também ficou livre para se concentrar em prioridades mais estratégicas, como criar novos serviços digitais, melhorar a eficiência operacional e impulsionar a inovação em suas operações.

Preparação para o futuro

Os novos processos digitais oferecem uma base sólida para os próximos anos:

• Os dados de pensões agora estão mais seguros e contam com backup para evitar perdas em caso de desastre natural.
• Os processos e o armazenamento escalam com mais facilidade, sem exigir uma grande área física.
• Os dados são padronizados, oferecendo melhor capacidade de pesquisa e, ao mesmo tempo, aprimorando a geração de relatórios e a conformidade.
• A agência tem a capacidade de expandir para serviços digitais adicionais, abrindo novas oportunidades para ajudar pensionistas e outros membros do público.

Em resumo, a agência não está apenas cumprindo suas obrigações, mas também ajudando a fortalecer as comunidades que atende. E isso é apenas o começo. Com uma base digital estabelecida, a agência está mais preparada do que nunca para atender ao público de forma mais rápida, segura e inteligente.

Saiba mais sobre o Iron Mountain’s InSight Intelligent Document Processing.