เก็บรักษาเอกสารทางกฎหมายย้อนหลังไปถึงปี 1858
เอกสารมีมากกว่า 41 ล้านชิ้นและเพิ่มมากขึ้น
ภายใต้กฎหมายของสหราชอาณาจักร พินัยกรรมต้องเก็บรักษาไว้ตลอดไปและพร้อมสำหรับผู้ที่ต้องการดู ซึ่งอาจเป็นบุคคลหรือผู้เรียกร้องที่เกี่ยวข้องกับการพิสูจน์พินัยกรรม ผู้ศึกษาเกี่ยวกับการสืบวงศ์ตระกูล หรือญาติที่ค้นคว้าเกี่ยวกับลำดับเครือญาติของวงศ์ตระกูล หรือผู้ที่สงสัยเกี่ยวกับความประสงค์สุดท้ายของผู้มีชื่อเสียงอย่าง Charles Dickens, Sir Winston Churchill และ Lady Diana
ในอังกฤษและเวลส์ หน้าที่รับผิดชอบในการจัดเก็บเอกสารอย่างปลอดภัยและให้การเข้าถึงเอกสารทางกฎหมายเหล่านี้เป็นของงานบริการพิสูจน์พินัยกรรมซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ HM Courts and Tribunals Service (HMCTS) “วันที่มีการเก็บถาวรย้อนหลังไปถึงปี 1858” Stephen Burgess, Family Probate Jurisdictional and Operational Support Manager ที่ HMCTS อธิบาย “ประกอบด้วยบันทึกการพิสูจน์พินัยกรรมมากกว่า 41 ล้านรายการ และมีพินัยกรรมเพิ่มขึ้นประมาณ 250,000 รายการในแต่ละปี”
หาวิธีเพื่อพัฒนาอยู่เสมอ
Iron Mountain ภูมิใจที่ได้เป็นพันธมิตรกับ HMCTS มานานกว่าสองทศวรรษ และได้สร้างศูนย์บันทึกข้อมูลพิสูจน์พินัยกรรมในเบอร์มิงแฮมที่มีวัตถุประสงค์เพื่อรวมการจัดการบันทึกข้อมูลไว้ที่ส่วนกลางและทำให้เป็นมาตรฐาน นอกจากการจัดเก็บข้อมูลแล้ว การบริการยังรวมถึงการค้นหาและดำเนินการให้เอกสารฉบับสำเนาเสร็จสมบูรณ์ตามคำสั่งที่ส่งผ่านเว็บไซต์บริการพิสูจน์พินัยกรรม
ระหว่างปี 1858 ถึง 1972 การลงทะเบียนพิสูจน์พินัยกรรมทุกครั้งทำตามปฏิทินในแบบฟอร์มสมุดบัญชี (ที่เรียกว่า Ledger ซึ่งมีการบันทึกการยินยอมให้พิสูจน์พินัยกรรม) เป็นเวลาหลายปีที่ผู้เชี่ยวชาญการสแกนของ Iron Mountain แปลงเอกสารเหล่านั้นบางส่วนเป็นดิจิทัลแต่เอกสารจำนวนมากยังอยู่ในรูปแบบกระดาษที่เสียหายง่าย
ในการแปลง Ledger ให้เป็นดิจิทัล Iron Mountain ใช้วิธีดูที่นามสกุลตรงมุมบนขวาของหน้า แล้วสแกนและถ่ายภาพรายละเอียดเหล่านั้นไว้เป็นเมตาดาต้า วิธีนี้ทำให้ผลการค้นหาอาจจะมีรายชื่อซึ่งผู้ใช้งานเว็บไซต์ต้องค้นหาเองอย่างละเอียดเพื่อให้พบพินัยกรรมที่ถูกต้อง จากนั้นผู้ใช้จะส่งคำสั่งค้นหาพินัยกรรม แม้ว่าระบบนี้จะมีประสิทธิภาพแต่ยังต้องมีการปรับปรุงอีกหลายด้าน
“ดังนั้นเราจึงอยากได้ยินเกี่ยวกับแพลตฟอร์ม Iron Mountain InSight ของพวกเขาให้มากกว่านี้ และวิธีที่จะนำมาประยุกต์ใช้กับบริการพินัยกรรมออนไลน์ของเราเพื่อประสิทธิภาพและประสบการณ์ของผู้ใช้ที่ดียิ่งขึ้น”
แฟ้มบริการพินัยกรรมจะยาวไปไกลกว่า 38 กิโลเมตรหากนำมาเรียงเป็นแถว
การใช้เทคนิคขั้นสูงอย่างการเรียนรู้ของเครื่องและปัญญาประดิษฐ์
