Digital Detox: Wie Sie Ihre ROT-Daten loswerden

Datenmanagement und Digital Detox – das waren zwei Trendthemen auf der ARMA International InfoCon. Dort hatte ich die Gelegenheit, für unser Virtual-Forum-Programm mit zwei IT-Fachleuten über diese wichtigen Aspekte zu sprechen.

Meine Gesprächspartner:innen waren Chantel Johnson, VP Chief Data Office bei der Bank of China, und Steve Matthews, Client Principal für Professional Services bei Iron Mountain. Wir konnten sowohl über die Risiken und Herausforderungen des modernen Datenmanagements sprechen als auch über bewährte Strategien zum effektiven Verwalten und Löschen redundanter, veralteter und unbedeutender Daten (ROT).  Die beiden haben mir eine ganze Reihe guter Empfehlungen mitgegeben, wie sich diese zentralen Aufgaben umsetzen lassen:

• Was sind ROT-Daten und wo liegen ihre Risiken?
• Wie lassen sich ROT-Daten bereinigen? Welche Tools und Ressourcen sind dafür notwendig?
• Wie wichtig ist es, diese Daten konstant zu verwalten und transparent zu halten?

Was sind ROT-Daten und wo liegen ihre Risiken?

Die meisten Unternehmen kämpfen mit exponentiellem Datenwachstum: Die Speicherkosten steigen und die Risiken ebenfalls. Papierunterlagen schienen im Vergleich dazu richtig unkompliziert. Ein Großteil der anfallenden Daten, ob strukturiert oder unstrukturiert, sind redundant, veraltetet und trivial. Ob es sich um private Urlaubsfotos einer Mitarbeiterin handelt oder um Geschäftsdaten, die schon längst nicht mehr aufbewahrt werden dürften – solche ROT-Daten haben schlicht keinen Wert für das Unternehmen.